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西安会议服务导航及相关事宜

             

                                   会  议  导  航
           

       无论是什么行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰

富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:
               

       1.需要做些什麽?
                
       会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的

和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定

出旨在完成手头众多工作的计划。
                
       2.谁来筹划会议?
                
       从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是

专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,

最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水

平。

       会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各

项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
               

       善于与人共事
               

       善于注意小节
               

       善于解决问题
               

       善于与人协商
               

       能够管理会议财务事宜
               

       熟悉酒店运作
               

       能够安排恰倒好处的菜单
               

       能够熟练操作电脑
               

       能够熟练地与视听服务公司打交道
               

       能妥善接待贵宾和外国客人
               

       熟知各种礼仪
              

       行事果断、执着

       会议筹划者的任务:
               

              制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

              制定会议议程
              

              了解可供使用的场所和设施情况 
            

              选择或提议合适的场所
          

              检查并比较各项设施
        

              安排交通事宜
      

              协调会务工作人员的活动
    

              招收、培训会务人员和广告人员
  

              制定可行预算或按既定预算安排有关工作

              确定各项工作的时间安排

              视察选定的场所和设施

              与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)
 

              确定印刷公司

              安排食品、饮料有关事宜

              讨价还价

              同会议发言人和各位贵宾进行联系

        3.主要会议类型:

        销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会

议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
               

       年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
               

       产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
               

       研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相

互交流并有意见反馈。
               

       专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一

般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
               

       奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
                
       培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训

需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通

过培训要实现某些目的和目标。


       4.会议筹划步骤:
               

       目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议

的目标和目的有以下一些:
               

       培训、 通知、 教育、 探讨问题、 做决策 
               

       引入新事物或介绍新人员 
               

       激励 开发 展示 促进与改善 解决问题 
               

       讨论如何赢利 赢利

                
       5.在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议

的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
               

      预计召开会议的日期;
               

      会议预计召开几天;
               

      打算在什麽地方召开会议; 
               

      会议形式或程序是什麽;
               

      需要多大的场地;
               

      以前开过这样的会议吗?结果如何;
               

      将有多少人到会;
               

      会议预算是多少;
               

      与会者对费用开支很在意吗?
               

      打算选用什麽级别的酒店和设施;
               

      打算选用最高级的房间标准是什麽;
               

      谁来制作会议邀请函; 
               

      会议需要向与会者打印相关资料吗?
               

       会议的发言人有哪些?
               

       会议需要什麽样的视听设备;
               

       需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
               

       与会者可以携带家属吗?
               

       打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动

吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
               

       由谁来承担这些活动的费用。

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